社内書類の運用ルール
| ■勤務時間票について | ||
| 「勤務時間票」は、以下のように運用します。 | ||
| Ａ） | １ヶ月につき１Excelファイルで運用する。 | |
| ファイル名は「勤務時間表_○○_200304.xls」という形にする。(2003年4月の場合) | ||
| （○○は提出者氏名、数字と拡張子以外は全角） | ||
| Ｂ） | 月の最初の出勤日の午前中必着で提出。 | |
| Ｃ） | 通常営業日に有給等で休暇を取得している場合は、休み前に提出する。 | |
| 題名は必ず「２００３年４月勤務時間表」（全て大文字）とする。 | ||
| Ｅ） | 勤務担当者欄に自分の名前、責任者欄には当社所属長の氏名を記入する | |
| Ｆ） | 出向者の場合は、担当者欄にお客様担当者名を記入する。 | |
| Ｇ） | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||
| ■週間作業報告書について | ||
| 「週間作業報告書」は、以下のように運用します。 | ||
| Ａ） | １ヶ月につき１Excelファイルで運用する。 | |
| ファイル名は「週間作業報告書_○○_200304.xls」という形にする。(2003年4月の場合) | ||
| （○○は提出者氏名、数字と拡張子以外は全角） | ||
| 週毎に報告書のシートをコピーして使うこと。 | ||
| 月の最初の月曜日で始まる週を「○月第１週」、 | ||
| そうでない場合は「○月５週」にする。 | ||
| 例）６月の最初の日曜が６月５日であれば、その週が「６月１週」、 | ||
| ６月１日～４日はは「５月５週」となります。 | ||
| Ｂ） | 週明け出勤日の午前中必着で提出。（月曜公休の場合は火曜） | |
| Ｃ） | 通常営業日に有給等で休暇を取得している場合は、休み前に提出する。 | |
| Ｄ） | メールで提出。題名は必ず「○月○週作業週報」（全て大文字）にすること。 | |
| Ｅ） | 作業量や時間の予定時間で不明なものは、無理に入力しなくても良いが、 | |
| 自分が手掛ける作業は、なるべく予定明確に立て実施すること。 | ||
| また、あくまで「予定」なのでそれに捕われなくとも良い。 | ||
| （ただ、常識として予定をオーバーしそうな時はその旨報告すること） | ||
| Ｆ） | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||
| ■休暇届について | ||
| 「休暇届」は、以下のような時に提出します。 | ||
| Ａ） | 年末年始 ・ 夏季 の休暇を取得する場合。 | |
| Ｂ） | 体調不良等による休暇を取得する場合。 | |
| C） | その他の理由により休暇を取得する場合。 | |
| ～ 処理手順 ～ | ||
| ① | 休暇届」に必要事項を記入し提出して下さい。 | |
| ａ） | 記入方法は、各Ｅｘｃｅｌシートの記入例を参照のこと。 | |
| ② | 急な体調不良で休む場合は後日提出で構わないが、必ず提出すること。 | |
| ③ | どのような理由でも、出向者は出向先担当者から必ず認印を貰うこと。 | |
| ④ | 夏期などある程度長期の休暇の場合、出向者は出向先担当者との | |
| 休暇中の業務についての引継ぎ等を忘れずに行うこと。 | ||
| ⑤ | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||
| ■立替金精算について | ||
| 「立替金精算」は、以下のような時に提出します。 | ||
| Ａ） | 必要経費について、個人で立替えたとき。 | |
| Ｂ） | 但し、立替える前に経費として認められるかどうか確認すること。 | |
| ～ 処理手順 ～ | ||
| ＃ | 立替金精算は、領収書記載月の月末までに処理すること。 | |
| （３月１５日付の領収書は、３月３１日までに提出） | ||
| ＃ | 年度を跨るような場合（当社は９月から新年度）、応じられない場合があります。 | |
| ① | 「立替金精算書」に必要事項を記入し、提出して下さい。 | |
| ａ） | 記入方法は、各Ｅｘｃｅｌシートの記入例を参照のこと。 | |
| ｂ） | 必ず領収書も一緒に提出すること。 | |
| 領収書がないものは、精算対象外です。 | ||
| ② | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||
| ■交通費精算について | ||
| 「交通費精算」は、以下のような時に提出します。 | ||
| Ａ） | 業務上発生した交通費について、個人で立替えたとき。 | |
| Ｂ） | 仮払いで発生した交通費についても、この精算書を起票すること。 | |
| ～ 処理手順 ～ | ||
| ＃ | 通常の交通費精算は、領収書記載月の月末までに処理すること。 | |
| （３月１５日付の領収書は、３月３１日までに提出） | ||
| ＃ | 年度を跨るような場合（当社は９月から新年度）、応じられない場合があります。 | |
| ① |
「交通費精算書」に必要事項を記入し、提出して下さい。 |
|
| ａ） | 記入方法は、各Ｅｘｃｅｌシートの記入例を参照のこと。 | |
| ｂ） | 必ず領収書も一緒に提出すること。 | |
| 領収書がないものは、精算対象外です。 | ||
| ② | 定期代については、毎月精算する必要はありません。 | |
| 但し、今までと違う区間の定期を一番最初に購入する場合は起票すること。 | ||
| ③ | 区間不明なもの（ＳＵＩＣＡなど）の場合は、その旨を摘要欄に記載すること。 | |
| ④ | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||
| ■仮払い処理について | ||
| 「仮払い処理」は、以下のような時に提出します。 | ||
| Ａ） | 遠距離・長期の出張等で多額の金銭が必要と思われる場合。 | |
| Ｂ） | 書籍・ＰＣパーツ購入等で多額の金銭が必要と思われる場合。 | |
| Ｃ） | その他、業務上の必要経費で立替が困難と思われる場合。 | |
| 上記のような場合は、以下の手順にて「仮払い請求」と「仮払い清算」を実施します。 | ||
| ～ 処理手順 ～ | ||
| ＃ | 仮払いの請求は、必要な日から起算して１週間前までに請求すること。 | |
| ＃ | １週間前までに請求できない場合、用意できない可能性もあります。 | |
| ① | 「仮払い請求書」に必要事項を記入し、提出する。 | |
| ａ） | 上記で送ったものとは別に、請求者の認印を押下した | |
| 「仮払い請求書」を別途提出すること。 | ||
|
ｂ） |
記入方法は、各Ｅｘｃｅｌシートの記入例を参照のこと。 | |
| ② | 「仮払い請求書」受領後、支払い希望日までに請求金額を現金で支給します。 | |
| この時「仮払い請求書」も一度返却するので、無くさないよう保管すること。 | ||
| また、仮払いで発生した経費については必ず領収書をもらうこと。 | ||
| 領収書が無い場合、自己負担です。 | ||
| （但し、短距離の電車やバスは含まない） | ||
| ③ | 請求書に記載した「清算予定日」までに、「仮払い清算書」に清算する。 | |
| なお、「仮払い清算書」に記入する内容は、仮払金により発生した | ||
| 領収書の金額と内容です。「仮払い請求書」に記載した金額と内容では | ||
| ありません。基本的に、「請求」＝「清算」額となるはずですが、 | ||
| まれに割引などによる余りが発生する場合があるります。 | ||
| ａ） | 仮払金で余り分は、「清算書」の内容欄に「～の余り」、 | |
| その余り額を記入する。 | ||
| ｂ） | 出張などで余計に経費が掛かった場合は、通常の清算処理をして下さい。 | |
| 但し、領収書の無い経費は清算できません。 | ||
| ④ | 「仮払い請求書」「仮払い清算書」「仮払金で発生した領収書」を | |
| ひとまとめにして提出する。 | ||
| 必要があれば、「立替金清算書」「交通費清算書」も併せて送ること。 | ||
| ⑤ | 電子ファイルは、repo@18.179.175.201宛てに送信すること。 | |
| ※ファイル名の命名規約は、社内サイトトップを参照のこと。 | ||